Vyhledat
  • cardberg

8 + 1 důvod, proč musíte mít hotelový systém

Hotelový systém není jen moderní výdobytek dnešní doby pro velké hotely. Dobrý systém vám dokáže ušetřit spoustu času, nervů a zbytečného papírování.





Možná na staré dobré ruční zapisování nedáte dopustit, nakonec - děláte to takhle už léta a vlastně ani nemáte důvod své zažité praktiky měnit. Nebo se hotelovému systému vyhýbáte, protože nejste technický typ, případně vám přijde příliš drahý. A ať je důvod jakýkoli, dnes vám ukážeme, že se této příjemné modernizaci možná vyhýbáte úplně zbytečně.


V dnešní době už máte na výběr z různých hotelových, restauračních či jiných rezervačních systémů. Doba jde dopředu i v oblasti technologií v turismu a cestovním ruchu, a když se řekne hotelový systém, už to zdaleka není jen HOREC. Vybírat můžete z více řešení pro PMS (Property management system) a ať už vám záleží na ceně, jednoduchosti nebo extra prvcích, správná volba pro vás určitě existuje.

Pojďme se ale podívat na 9 výhod, které vám hotelový systém dokáže nabídnout.



1. Elektronická domovní kniha


Rozlučte se sešity, zápisníky a desítkami různých pořadačů. S hotelovým systémem dostanete přehlednou elektronickou domovní knihu, v níž se dokážete jednoduše orientovat a ihned vyhledat informaci, kterou potřebujete. Už více se nebudete přehrabovat v nepřehledných zápisnících, všechny rezervace, faktury, příchody a odchody svých hostů budete mít na jednom místě. A navíc - méně papírů rovná se i = menší zatížení pro planetu.


2. Okamžitý přehled obsazenosti

Díky hotelovému systému máte ke svým rezervacím okamžitý přístup. Pokud tedy například potřebujete zkontrolovat obsazenost, nemusíte otevírat Booking. Všechny potřebné informace najdete v plachtě rezervací v systému. Rezervace se sem navíc automaticky přenášejí a obsazenost pokojů je tak aktuální. Díky propojení systému vám odpadá i neustálé sledování vašich kapacit například na Bookingu, kde v případě, že hotelový systém nemáte, musíte počty volných pokojů měnit manuálně. Také s sebou již více nemusíte nosit sešit (který zatím může chybět na recepci), nebo běžet na recepci vždy, když si chcete něco zkontrolovat. Navíc, pokud systém funguje i online, můžete se do něj přihlásit odkudkoliv, tedy i když právě nejste ve svém ubytování. A to s sebou přináší i možnost...

3. Online správu rezervací

Online hotelový systém vám tak zároveň dává i možnost práce, resp. úpravy a správy rezervací na dálku. Do svého systému můžete vstoupit odkudkoli a své rezervace můžete spravovat stejně, jako kdybyste seděli na recepci. Představte si, že jste museli odcestovat, onemocněli jste, nebo jste na dovolené a přesto, dokážete řídit svou recepci. Můžete například přesouvat pokoje, nastavit nové ceny, změnit obsazenost či dělat další úpravy, které mohou být čistě ve vaší kompetenci. Díky online správě rezervací dokážete dělat i podporu recepce na dálku, například během silných měsíců.

4. Evidence hotelových účtů a obratů hostů

Dosud jste účty pro hosty pravděpodobně vytvářeli po starém - všechny údaje jste poctivě vpisovali do šablony, faktury jste pak vytiskli a založili, abyste na konci zúčtovacího období všechno zase vytáhli a udělali denní uzávěrku či měsíční zúčtování. A na to, abyste měli přehled o aktuálních obratech, jste potřebovali počítat a papír. A teď si představte, že všechny finanční přehledy vytvoříte a uvidíte na pár kliknutí. Bez problémů můžete najít aktuální tržbu a denní, týdenní či měsíční obraty. A samozřejmě v systému dokážete vytvářet faktury (viz bod 5) a rovněž otevřít k rezervaci nový účet na doplňkové služby a produkty.

5. Tvorba faktur a evidence na jednom místě

Nepochybně jednou z nejdůležitějších a také nejvíce používaných funkcí hotelového systému bude tvorba faktur. S vaším vlastním hotelovým systémem se již více nemusíte zabývat šablonami, vypisováním, přepisováním, kontrolováním údajů a kopírováním. Jednoduše budete faktury pouze automaticky generovat - systém využije veškeré údaje z rezervace a vám zbývá hotový dokument už jen vytisknout. Zcela bez námahy takto vytvoříte zálohové faktury před pobytem ​​i zúčtovací faktury po uskutečněném pobytu. Žádným problémem nebudou ani skupinové rezervace, různé dělené účty a extra účtované produkty. S hotelovým systémem bude fakturace tak jednoduchá, že ji zvládne úplně každý.

6. Elektronické nahlašování na cizineckou policii

Pamatujete si na lístky pro zahraniční hosty, které vždy pracně vytisknete, nastříháte, možná i vypíšete, dáte hostům podepsat a každý měsíc je (za vlastní) posíláte na cizineckou policii? A teď si představte, že je to minulostí. Od nynějška nemusíte udělat nic jiného, ​​než přehled hostů ze zahraničí vygenerovat a na policii poslat elektronicky. Přinese vám to moře ušetřeného času, papíru, nervů a peněz za poštovné. I takový skvělý prvek může hotelový systém nabídnout.

7. Report pro statistický úřad

Hotelový systém obsahuje veškeré informace o vašich rezervacích. To dokážete využít nejen pro své potřeby, ale i jako užitečný podklad pro statistický úřad. Systém jednoduše spočítá rezervace hostů z jednotlivých zemí, počet obsazených lůžek atd. a vygeneruje přehledný report, který poslouží jako podklad statistickému úřadu i vám. Jak? Podívejte se na další bod.

8. Statistiky a přehledy obsazenosti ubytovacího zařízení

Přehledné statistiky, které nemusíte pracně vytvářet, budou perfektním pomocníkem pro každého ubytovatele. Abyste se dozvěděli, které měsíce byly z hlediska obsazenosti slabší a které naopak silné, si už nemusíte vyčlenit extra čas. Namísto přehrabování se v uložených pořadačích report jednoduše vygenerujete. A možná tam narazíte i na statistiky, kterých jste si předtím příliš nevšímali nebo nebrali v úvahu, ale v konečném důsledku vám mohou pomoci lépe zacílit vaši nabídku. Pokud například víte, že během léta k vám chodí hodně rodin s dětmi, můžete jim připravit dětský koutek, dětské snídaňové menu či nakoupit míče a hry. Pro dvojice během podzimu můžete připravit romantické nabídky a aktivity, pro zvýšený počet hostů z Německa vyrobíte uvítací letáčky a nabídku vašich služeb i v němčině. Přehledné statistiky jsou opravdu skvělý nástroj.

9. Tvorba vlastní databáze hostů

Možná vám tento bod nic neříká, ale věřte, že dobrá databáze kontaktů v jakémkoli byznysu, je v dnešní době k nezaplacení. A hlavně pokud je online, uložená v systému, protože určitě nebudete hledat e-mailové adresy někde v pořadačích. A jak takovou databázi využijete? Hosty, kteří vás už někdy navštívili, dokážete takto znovu kontaktovat s novou, zajímavou nabídkou, příp. se speciální nabídkou pro vracející se hosty. Můžete jim poslat newsletter s novinkami ve vašem ubytování, soutěž o víkendový pobyt, ... nikdy nevíte, kolik svých bývalých hostů dokážete zaujmout a oni se právě díky takovému oslovení zase vrátí.

Přesvědčili jsme vás? Pokud se již rozhlížíte po nějakém hotelovém systému, zkuste ten náš. Hotelová recepce je velmi jednoduchá pro uživatele, obsahuje mnoho zajímavých prvků a nabídne i skvělou cenu. Na měsíc je to pouze 9 eur a prvních 15 dní můžete systém vyzkoušet zcela zdarma. Prohlédněte si naši demoverzi a pokud máte další otázky, neváhejte nás kontaktovat.



3 zobrazení0 komentářů

Nejnovější příspěvky

Zobrazit vše